Алгоритм выгрузки документов для налогового вычета с 2021-2023гг

Уточнение информации

1. Уточняем ФИО пациента и сверяем его с Дентом, при необходимости корректируем (обращаем внимание на И-Ь в отчествах и Е-Ё)

2. Уточняем ФИО плательщика, если не совпадает с ФИО пациента, и сверяем его с Дентом, при необходимости корректируем (обращаем внимание на И-Ь в отчествах и Е-Ё) (вернуть 13% может супруг, совершеннолетний ребенок за родителей, родитель за ребенка до 18 лет или до 24 лет, если ребенок учится на очной форме обучения и не работает официально или законный представитель).

3. Уточняем год, за который нужно подготовить документы (вернуть 13% можно за предыдущие 3 года). Некоторые пациенты могут попросить выгрузить документы за текущий год, чтобы направить их в налоговую в следующем году. Если такое происходит, нужно уточнить, не будет ли в этом году больше оплат. Если будут, то предложить выгрузить документы после последней оплаты или в начале следующего года.

4. Уточняем ИНН плательщика и вносим его в Дент

5. При приеме документов на ресепшене заполняем данные в бланк с 1 по 8 пункты

Бланк для заполнения:

1. Дата принятия документов
2. ФИО пациента
3. Отделение
4. Дата рождения пациента
5. Кто плательщик
6. За какой период
7. Номер ИНН
8. Кто принял документы
9. Кто сдал на проверку + дата
10. Кто принял + дата
11. Дозвон до пациента

6. Внести данные пациента (ФИО пациента и плательщика, период выгрузки и дату приема документов) в реестр (Ресепшен/ 13. Реестр 13%/ ВНОСИМ СЮДА Возврат (налоговый вычет) Юбилейный и Заводской.

7. При приеме документов на ресепшене передать их в колл-центр.

Выгрузка документов

Выгружаем документы с 2021-2023 гг из копии Дент, которая находится в папке Reseption/10.Реестр 13%/dent Налог вычет 21,22,23

1. Выгрузить справку: Дент/ Регистраторы/ Справка в налоговую/ Выбрать ФИО пациента и период выгрузки (выгружаем по каждому году отдельную справку)/ Должна стоять галочка “Компактный”/ Сформировать.

2. В сформированной справке и корешке нужно поставить одинаковый № в квадратах, отмеченных голубым (начиная с 1, дальше ставить по очередности).

3. Сверить сумму в справке (отмечено красным) с суммой оказанных услуг (Дент/ Картотека/ ФИО пациента/ Ден. дела пациента/ Закрыть/ Оказанные услуги пациенту/ Указать период/ Выбрать нужный год/ Сформировать.

4. Если сумма в отчете НЕ совпадает с суммой в справке, открываем квитанции в Денте, выбираем ФИО пациента, складываем все суммы за нужный период. Если эта сумма совпадает с суммой в справке, распечатываем справку и корешок, отделяем их друг от друга по линии отрыва и ставим круглую печать (на справке) и подписи ДТЕ (на справке и в корешке).

5. Если сумма в квитанциях НЕ совпадает с суммой в справке, распечатать справку и отдать на проверку старшему администратору с пометкой, что сумма не сходится.

Если у пациента в выбранный период была имплантация:

1. Имплантация считается дорогостоящей услугой (имплантация; формирователи, протезирование) и выгружается в справке под кодом “2”.

2. Если у пациента в выбранный период была имплантация и другие услуги, то при формировании выгрузится 2 справки (одна с кодом “1”, другая с кодом “2”), если только имплантация – 1 справка с кодом “2”.

3. При сверке сумм нужно сложить суммы из двух справок и сравнить с оказанными услугами или квитанциями.

Если пациент возвращает 13% за 2020 и 2021 годы:

1. Помимо справки, необходимо распечатать Акт выполненных работ, договор и лицензию.

2. Акт: Дент/ Регистраторы/ Акт выполненных работ за период/ Выбрать ФИО пациента/ Год/ Сформировать. Сумма в Акте должна совпадать с суммой в справке. Распечатать и поставить круглую печать и подпись ДТЕ. Если не совпадает, отдать на проверку старшему администратору.

3. Договор: Дент/ Картотека/ Правой клавишей нажать на ФИО пациента/ Документы/ Договор (если возврат осуществляется на ребёнка до 18 лет, распечатать Договор на ребёнка)/ Только открыть/ Сформировать. Дата заключения договора должна совпадать с датой первой услуги в акте или оплаты в справке или быть раньше её (мы не можем сначала взять деньги, а потом заключить договор). Например, если в акте внесено лечение от 05.03.2021, а в договоре выгружается дата 10.10.2022, то в договоре нужно вручную исправить дату на 05.03.2021. Распечатать и поставить круглую печать и подпись ДТЕ.

4. Лицензия: R:\2. Ресепшен\1. Журналы\ 12. Лицензия 2018. Распечатать и на каждой странице поставить подписи ДТЕ и по 2 печати: круглую и прямоугольную “Копия верна”.

Передача документов пациенту

1. При подаче документов на ресепшене выгруженную справку передать пациенту сразу же (если пациент запросил документы за 2022 год и позже и при выгрузке не возникло сложностей).

2. При подаче документов через КЦ или возвращении после проверки от старшего администратора позвонить пациенту и сообщить, что документы готовы и он может их забрать, после этого передать документы на ресепшн (хранятся в папке “Готовые налоговые вычеты”).

3. Если не дозвонились – пишем число и пометку «не берет трубку», документы кладем в папку Налоговые вычеты КЦ,на следующий день звоним еще раз.

4. Пациенту отдаём только справку, а в корешке берём его в подпись (в окошке “Подпись получателя”).

5. Если у пациента возникают вопросы, почему раньше мы передавали вместе со справкой акт, договор и лицензию, объясняем, что с 2022 налоговая запрашивает только справку. Они могут запросить дополнительные документы, но в редких случаях.

6. Внести данные о передаче документов в реестр.

7. Положить корешок в папку для делопроизводителя на ресепшене (в зелёной папке).

Особенности получения 13%

1. Пациентам, которые лечились по бартеру и ДМС, документы на 13% не делаем (обратите внимание, что некоторые пациенты могут оплачивать часть услуг через ДМС, а другую – самостоятельно).

2. Не делаем документы для пациентов со скидкой более 20% (сотрудники, отработавшие больше года, которые оплачивают услуги НЕ через кассу).

3. Вернуть 13% может только тот, кто делает отчисления по заработной плате (то есть работал официально в период оказания услуг).

4. По закону дорогостоящим лечением считается не только ИМПЛАНТАЦИЯ, но и протезирование на имплантах (это не наша прихоть и написать код “2” на справке, по которой НЕ проходила имплантация, мы не имеем права).

5. Если пациент менял фамилию или другие личные данные во время лечения, то документы выгружаем на ту фамилию, которая у пациента сейчас.

6. Несовершеннолетний может получить вычет сам на себя, если он официально работает и делает отчисления в налоговую.

7. Налогоплательщик может вернуть 13% за текущий год, для этого ему нужно обратиться в налоговую, а затем к работодателю.

Теги: Администраторы КЦ/Холл